Privacyverklaring

Laatst gewijzigd: 4 november 2020

Inleiding

Bij FundShare Fund Management B.V. (‘FundShare’),  is het vertrouwen van onze klanten fundamenteel voor onze relatie. Wij streven er daarom naar om ervoor te zorgen dat onze klanten vertrouwen hebben in de manier waarop we omgaan met hun Persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om te borgen dat uw Persoonsgegevens veilig worden verwerkt en alleen wanneer wij of derden partijen daartoe geautoriseerd zijn.

In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke Persoonsgegevens door ons worden verwerkt en met welk doel. Ook wordt aangegeven hoe wij uw Persoonsgegevens beschermen en welke rechten u heeft ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens door ons. Wij raden u aan om deze verklaring zorgvuldig te lezen. Deze verklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Het is daarom belangrijk om deze verklaring regelmatig te raadplegen. Let daarbij op de datum waarop deze Privacyverklaring laatst gewijzigd is. Deze Privacyverklaring ziet op FundShare inclusief de dienstverlening onder de handelsnaam InDelta tenzij elders anders is vermeld.

Definities

In deze Privacyverklaring wordt verstaan onder:

  • Persoonsgegevens: de gegevens die een natuurlijke persoon kunnen identificeren. Denk hierbij aan naam, adres en BSN-nummer. Echter ook andere gegevens kunnen op zichzelf staand of in samenhang met andere gegevens worden aangemerkt als persoonsgegevens.
  • Verwerken van Persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot Persoonsgegevens, waaronder verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, wijzigen, raadplegen, gebruiken, verstrekken en vernietigen.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

FundShare verzamelt en verwerkt gegevens over haar cliënten en bezoekers van deze website ten behoeve van haar bedrijfsvoering, om producten en diensten onder de aandacht te brengen en beschikbaar te stellen die voor u van belang kunnen zijn en om web-statistieken te ontwikkelen. Daarnaast verzamelt en bewerkt FundShare persoonsgegevens van sollicitanten en medewerkers.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens en voor welk doel

FundShare verwerkt uitsluitend persoonsgegevens als er voor deze verwerking een grondslag is in een met de persoon afgesloten overeenkomsten of wanneer dit noodzakelijk is vanuit wet- en regelgeving. Ook kunnen wij persoonsgegevens verwerken als u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven. Hieronder volgt een overzicht van de verschillende Persoonsgegevens die wij mogelijk -afhankelijk van de uitvoering van onze werkzaamheden- verwerken.

Persoonsgegevens van cliënten

Van onze cliënten verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam, adres, telefoonnummer en e-mail adres;
  • Gegevens die op een paspoort of vergelijkbaar ID document zijn opgenomen. Hieronder valt ook Burger Service Nummer (BSN), omdat wij wettelijk verplicht zijn rekeninggegevens en saldo informatie door te geven aan de Belastingdienst);
  • Nummer van bank- en effectenrekening.

Bijzondere persoonsgegevens, waaronder:

  • Biometrische gegevens, voor zover deze blijken uit het kopie ID-bewijs.

Gegevens verkregen van derden:

  • Gegevens over ondernemingen en hun vertegenwoordigers via bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel;
  • Gegevens uit publieke, openbare bronnen zoals kranten, internet en sociale media.

Bovengenoemde Persoonsgegevens die wij van cliënten ontvangen, verwerken wij voor de volgende doeleinden: om met u als cliënt een overeenkomst af te kunnen sluiten, als onderdeel van de gesloten overeenkomst en om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op FundShare rusten als financiële onderneming.

Persoonsgegevens van bezoekers van de website

Over het algemeen kunt u onze website bezoeken zonder persoonsgegevens aan ons te verstrekken. De gegevens die we vastleggen zijn de volgende:

  • Geanonimiseerde IP-adressen;
  • Gegevens over het bezoek van de pagina, of zoekopdrachten op de webpagina;
  • Cookies (zie voor meer informatie hieronder).
Persoonsgegevens van sollicitanten en medewerkers

Wij verwerken onder meer de volgende Persoonsgegevens:

  • Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en overige contactgegevens
  • Nationaliteit, geboortedatum en -plaats
  • Geslacht
  • Burgerlijke staat
  • Curriculum vitae, werkervaring, opleidingsgegevens, (kopie) getuigschriften en diploma’s, referenties
  • Bankrekeningnummer
  •  Pasfoto
  • (Kopie) ID-bewijs of paspoort en/of verblijfsvergunning
  •  Burger Service Nummer (BSN) 
  • Verlof- en verzuimgegevens
  • Beoordeling- en functioneringsgegevens en gespreksverslagen
  • Salarisgegevens
  • Werktijden
  • Informatie over overige arbeidsvoorwaarden

Wij verwerken uitsluitend bijzondere Persoonsgegevens die zijn af te leiden uit uw identiteitsbewijs waarvan wij op grond van de wet een kopie moeten maken als u voor ons gaat werken.

De Persoonsgegevens die wij van kandidaten, sollicitanten en werknemers ontvangen, verwerken wij voor de volgende doeleinden: om met u een werknemers-/werkgeversrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een personeels-, financiële-, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren, dan wel om een relatie gericht op het verwerven / uitvoeren van opdrachten aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een financiële administratie te voeren, om u toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van ons kantoor, IT-infrastructuur en om aan geldende wet- en regelgeving te voldoen.

De Persoonsgegevens van kandidaten en sollicitanten bewaren wij zo lang als nodig is om het wervingsproces af te ronden. Indien wij verwachten in de toekomst andere interessante vacatures voor u te hebben, dan kunnen wij met uw goedkeuring uw persoonsgegevens voor deze doeleinden bewaren, maar niet langer dan 1 jaar. Voor de persoonsgegevens van werknemers houden wij de wettelijke bewaartermijnen aan. De persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor zover nodig in het kader van de eerder genoemde doeleinden en zijn alleen inzichtelijk voor de daartoe door FFM aangewezen medewerkers.

Cookies op de website

Met behulp van cookies bewaren we bepaalde niet-identificeerbare automatische informatie over de gebruikers van onze website. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door de website automatisch aangeboden worden aan uw browser. Wij gebruiken cookies met een technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden. De hiermee verzamelde gegevens worden gebruikt om de inhoud van de website optimaal af te stemmen op de wensen en de behoeftes van de bezoekers van onze websites.

Wij verwerken de volgende gegevens van gebruikers van onze website: IP-adres, gegevens over de datum en het tijdstip dat u onze websites en –pagina’s bezoekt, de pagina’s en onderdelen van de websites die u bezoekt (hoe lang en hoe vaak en in welke volgorde) en welke informatie u bekijkt.

In ons Cookiestatement dat op de website is te vinden, leest u welke cookies wij precies gebruiken en waarvoor. Hierin kunt u ook lezen hoe u categorieën van cookies uitschakelt zodat hiervan geen cookies meer worden opgeslagen. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Delen van Persoonsgegevens met derden

Wij verstrekken uw Persoonsgegevens uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Wij verstrekken uw Persoonsgegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden.

Leveranciers en uitbestedingspartners

Met bedrijven die uw Persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Bij het delen van Persoonsgegevens beperken wij ons strikt tot wat nodig is voor die specifieke opdracht. Indien wij uw Persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, zorgen wij er altijd voor dat geborgd is dat die derde partij -net als wij- met de grootste zorg omgaat met uw Persoonsgegevens. Dit begint al met een zorgvuldige selectie door ons van derde partijen. De derde partij moet namelijk altijd kunnen borgen dat uw Persoonsgegevens goed beveiligd en niet voor andere doeleinden gebruikt worden. Daarnaast worden door ons, en eventueel extern, de derde partijen periodiek gecontroleerd of de processen worden nageleefd.

Overheid en toezichthoudende instanties

Als financiële instelling die binnen Nederland gereglementeerd is, zijn er momenten dat wij verzoeken voor informatie over onze klanten ontvangen. Wij zijn wettelijk verplicht om de toezichthouders van deze informatie te voorzien. Bovendien hebben wij een wettelijke verplichting om informatie te delen met overheidsinstanties en autoriteiten.

Mocht het voor de dienstverlening aan u of voor de uitvoering van onze overeenkomst met u nodig zijn om Persoonsgegevens door te geven aan partijen buiten de EER, dan doen wij dat uitsluitend indien een passend niveau is gewaarborgd voor de bescherming van de Persoonsgegevens of als een specifieke afwijking van toepassing is.

Uw rechten

Op basis van de AVG komt u een aantal rechten toe, te weten:

  • recht op inzage van de door ons vastgelegde Persoonsgegevens;
  • recht op correctie Persoonsgegevens;
  • recht op beperking van de verwerking;
  • recht op gegevensoverdraagbaarheid (‘dataportabiliteit’);
  • recht op wissen van gegevens.

Indien u van een hiervoor genoemd recht gebruik wenst te maken, kunt u contact met ons opnemen via contact@indelta.nl. Wij kunnen u verzoeken om een kopie legitimatiebewijs, zodat we ons ervan kunnen vergewissen dat het verzoek door of namens u wordt gedaan. Wij reageren binnen 4 weken op uw verzoek met de relevante informatie.

Bewaartermijn

Wij hanteren een strikt beleid voor wat betreft de bewaartermijnen. Uw Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor uw Persoonsgegevens worden verwerkt. In ieder geval zijn wij steeds verplicht de wettelijke bewaartermijn aan te houden als minimum. Wij bewaren uw gegevens maximaal zeven dagen als u gegevens in het aanmeldportaal invoert maar het aanmeldproces niet afrondt. Indien u het aanmeldproces afgerond heeft maar geen klant wordt, dan bewaren wij uw gegevens gedurende maximaal één jaar. Indien u wel klant wordt, dan bewaren wij uw Persoonsgegevens voor dit doel voor de duur van de relatie met u. Wanneer de relatie wordt beëindigd, dan bewaren wij op grond van wettelijke verplichtingen uw Persoonsgegevens tot zeven jaar na het einde van de relatie. Daarnaast kan sprake zijn van een specifieke reden om uw gegevens nog wat langer te bewaren. Als het specifieke doel of de specifieke verplichting niet meer bestaat, zullen wij de gegevens op zorgvuldige wijze vernietigen.

Beveiliging van uw Persoonsgegevens

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen misbruik, verlies, ongeautoriseerde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens. Er zijn niet alleen technische maatregelen maar ook diverse organisatorische maatregelen genomen. Hieronder wordt verstaan dat alle informatie slechts toegankelijk is voor de personen die deze informatie ook daadwerkelijk nodig hebben om de werkzaamheden uit te voeren. Alle genomen maatregelen worden periodiek geëvalueerd en indien nodig herijkt. In het geval dat er een inbreuk is op onze systemen, zullen wij dit melden aan de relevante autoriteiten en onze klanten op de hoogte stellen.

Vertrouwelijkheid

Onze medewerkers hebben allemaal een geheimhoudingsverklaring ondertekend, zijn akkoord gegaan met een interne gedragscode en volgen de Nederlandse Bankierseed. Daarnaast mag alleen geautoriseerd personeel Persoonsgegevens inzien en verwerken.

Toezicht

Wij staan onder toezicht van de Autoriteit Persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat wij voldoen aan de Wet bescherming persoonsgegevens. Daarnaast staan wij onder gedragstoezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en het prudentieel toezicht van De Nederlandsche Bank (DNB).

Contact

Mocht u nog aanvullende vragen hebben met betrekking tot privacy of uw Persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming (FG) via contact@fundshare.nl.

Wij stellen alles in het werk om u als klant tevreden te houden. Indien u onverhoopt vindt dat wij in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebben gehandeld, kunt u dit onder onze aandacht brengen of een klacht indienen volgens onze interne Klachtenregeling.

Indien wij uw klacht niet naar tevredenheid hebben afgehandeld, kunt u deze voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Amstelplein 1 | 1096 HA Amsterdam | Rembrandt Toren, 9e verdieping | 020 2477 222 | contact@indelta.nl